Scan software
Het Nederlandse klimaat op het gebied van Document Management en digitaliseren zijn compleet omgeslagen. Men wil tegenwoordig een kantoormachine die kan printen, kopiëren, scannen en faxen. Waarbij het scannen en digitaal faxen een steeds grotere rol speelt in de keuze voor zogenaamde multifunctionals (MFP printer). Het scannen met een MFP kan op diverse manieren, zoals:
Scannen per email
Scannen per e-mail is standaard tegenwoordig op bijna alle MFP’s. Men kan vanaf de display van de machine een e-mail adres invoeren en het origineel op de glasplaat wordt ingescand en doorgestuurd naar het ingevoerde e-mailadres. Meestal wordt dit dan een PDF bestand.
Scannen naar FTP & Netwerkmap
Als u wilt scannen naar FTP, kunt u een zwart-wit- of kleurendocument rechtstreeks naar een FTP-server in uw lokale netwerk of op internet scannen.
Scannen naar Digitaal Archief en Sharepoint
Steeds belangrijker wordt het om de MFP te laten integreren in de huidige digitale bedrijfsomgeving. Men werkt tegenwoordig al vaak met een centrale opslag van documenten op de server of al met een digitaal archief. In veel gevallen komt ook SharePoint al aan de orde. Hedendaagse MFP’s zijn voorbereid op deze integratie. U kunt tegenwoordig met uw multifunctional rechtstreeks scannen naar uw digitale omgeving. U hoeft niet meer eerst naar uw e-mail te scannen alvorens het in uw digitale archief op te nemen. Vanaf de display kunt u direct aangeven bij bijvoorbeeld welke klant het document hoort of in welk archief het geplaatst moet worden. De meeste koppelingen zijn al standaard en daardoor betaalt u dus niet meer voor meerwerk, waardoor de kosten van een dergelijke integratie enorm laag uitvallen.
Scan en herken software
Er wordt veel tijd besteed in het bedrijfsleven aan het verwerken van papieren dossiers, poststukken, facturen en documenten. Tegenwoordig kan dit op vele manieren gedigitaliseerd worden, waardoor bedrijven veel kosten kunnen besparen. Als documenten gescand worden en daarna digitaal worden doorgestuurd en verwerkt, verlopen uw processen efficiënter.
Het scannen kan zowel handmatig als automatisch gebeuren. Vanaf de multifunctional printer (MFP) is het mogelijk om bijvoorbeeld al zaken als klantnaam en dergelijke aan te geven. Echter in de meeste gevallen is dit erg tijdrovend en dus niet prettig werkzaam. Automatisch scannen door middel van OCR is een perfecte manier om dit te automatiseren.
Door middel van OCR bent u in staat om zaken automatisch te laten herkennen en te laten invullen. Deze software wordt op uw server geïnstalleerd en staat dus los van de MFP.
Applicatie scannen
Het creëren van een digitaal archief vergt veelal veel tijd en energie: van het leggen van papier op de scanner tot het koppelen van het document aan het juiste dossier. Met onze workflow toepassingen behoren deze handelingen tot het verleden en geautomatiseerd.